リモートワークにオススメなWeb会議システムは?機能や音質で比較

リモートワークにオススメなWeb会議システムは?機能や音質で比較

新型コロナウイルスの影響でリモートワークをする方が急増したこともあり、Web会議システムを使ってミーティングをする機会も増えています

しかし、外部とやり取りする際はそれぞれ採用しているシステムが異なる場合も多く、結局のところはんなツールでも使えるようにはなっておかなければならなかったりもします。

そういった状況の中、社内でどのツールをメインで採用するのか迷われている方も多いでしょう。

そこで今回は、リモートワークに最適なWeb会議システムを選ぶポイントと、オススメのサービスを紹介します。

Web会議システムを選ぶ際のチェックポイント

Web会議システムを選ぶときには、チェックしたいポイントは次の4つです。

・音質
・画質
・機能面
・セキュリティ

まず、Web会議システムを選ぶうえで最も確認しておきたいのが、音質と映像のクオリティです。
スマホやパソコンの画面を通してコミュニケーションを取るためには、相手の話している内容が鮮明に聞き取れなければいけません。
そのため、音質が悪かったり、途切れたりするようでは業務やビジネスにも影響がでてくるでしょう。

また、画面を共有したとしても、画質が悪いと情報共有に支障が出てきます。
音質や画質の良し悪しは、PCのスペックや通信状態にもよりますが、システムも関係はしていますので、使用したうえで比較・検討するのが一番です。

そして、Web会議システムはサービスごとに機能差があります。
たとえば、会議の参加人数が多い場合には、同時接続数が多いWeb会議システムを選ぶ必要があります。
また、ミーティング内で資料を展開する場合には、画面共有機能なども必要になってくるでしょう。

最後にセキュリティ面において、Web会議システムはインターネット経由で通信を行うために情報漏えいやウイルス感染のリスクがあります。

そのため、業務用のWeb会議システムを選ぶ場合には、「Web会議における通信データの暗号化」や「会議ルームごとのパスワード設定」など、サービスごとのセキュリティ対策についてもチェックしておきましょう。

Web会議に便利なグッズ

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Web会議はパソコンやスマホだけで行えますが、よりスムーズな会議のために周辺機器も用意するのをおすすめします
特にマイクは声の拾いやすさに直結するので、きちんと選んでおきましょう。

カメラとマイクの選び方

Web会議システムを利用する場合、PCにカメラやマイクが搭載されてるかは確認しておきましょう

スマホやタブレットでWeb会議システムを利用するのであれば問題ありませんが、カメラやマイクが付いていないPCを使っている場合は別途準備しなければありません
カメラやマイクはUSB接続できるので、取り付けは簡単です。

なお、マイクの音質はジャックに繋ぐタイプもありますが、USB接続できるタイプの方が音を拾いやすく、綺麗に聞こえます。
また、ヘッドセットであれば問題はありませんが、イヤホンのコード部分にマイクが付属されているものは、マイクの位置によっては音が途切れてしまうことも多々あります。

外部とのやり取りが多い場合は、USB接続型マイクをひとつ用意しておいた方が無難です。

スマホでWeb会議するならスタンドは必須

スマホの画面を見ながら、Web会議をするのであれば、立てるためのスタンドは必須でしょう。
三脚のような大きなものは必要ありませんが、机の上に立てられるようなスマホスタンドやタブレットカバーがあると便利です。

このようなデバイス用のスタンドは100均でも揃えられますので、普段からスタンドをあまり使用しないのであれば、安価なもので十分です。

各Web会議システムの料金と特徴

Web会議システムは大体が無料で利用できます。

しかし、参加人数や機能面、セキュリティの点から、企業においては有料プランの利用も選択肢に入れておいた方が良いかもしれません

では、各Web会議システムのプラン毎の料金や特徴を解説していきましょう。

多人数で会議を行うのにぴったりなZoom

Zoom」とは、スマホやタブレット、PCといったあらゆるデバイスで Web会議ができるサービスです。
Zoomは高画質なHD出力の映像と高音質な音声の出力が特徴で、特別なモニターやマイクを使わなくても快適にWeb会議を開催できます。

無料版では会議時間が40分までという制限はありますが、最大100名まで参加可能です。
また、オプションで最大1,000名まで参加可能なので、オンラインセミナーや講義、社内研修といったシーンにも十分対応することが可能です。

さらに、会議の主催者以外はアカウントが無くても参加できます。
URLを共有できれば、Web会議に参加できるという使いやすさも特徴のひとつです。

他にも、Zoomには大人数でのミーティングに役立つ機能が多くあります。
例えば、特定の参加者だけにデータを送受信できる機能や、ワンクリックで会議内容の録音・録画ができる機能、会議メンバーに図や表をリアルタイムに書いて説明できるホワイトボード機能などがあり、国内外問わず人気のシステムになっています。

セキュリティの脆弱性への指摘によって利用を懸念する声もありましたが、アップデートが続いていることから、その懸念は今後払拭されることでしょう。

プラン名 金額 特記
基本プラン 無料 40分まで100名参加の会議開催が可能。
画面共有やホワイトボード機能なども利用可。
プロ 2,000円/1ホスト Web会議の継続時間が24時間になる。
参加人数は100名まで。
REST API利用可能。
ビジネス 2,700円/1ホスト 300名参加のWeb会議が開催できる。
カスタムメールやオリジナルURLが使用可。
10ホストからの契約が必要。
企業プラン 2,700円/1ホスト データを無制限にクラウドで保存。
500名参加のWeb会議が開催でき、さらにエンタープライズプロ版にアップグレードすると、1,000名参加まで拡張可能。
100ホストからの契約が必要。

チャットでデータや文字のやり取りも簡単なチャットワーク

チャットワーク」は、ビジネス向けのチャットツールとして利用者も多く、またWeb会議機能も搭載されている便利なツールです。

他のWeb会議システムよりもデータのやり取りがしやすく、これ一つで十分であるとも言えます。

注意点として、1対1の個人間Web会議は無料で行えますが、複数名で行いたい場合には有料版にアップデートする必要があります。
有料版にすると最大14名の参加者でWeb会議を行うことが可能で、音質・画質共に高性能です。

複数人参加のWeb会議は他のツールと違って有料となってしまうのがネックですが、普段はテキストチャットでのコミュニケーションやデータのやり取りが多いのであれば、他のWeb会議システムと使い分けるという方法もあります。

プラン名 金額 特記
フリープラン 無料 テキストチャットグループ開設数は14個まで。
1対1のビデオ通話可能。
パーソナルプラン 月額400円/1ユーザー テキストチャットグループ開設数無制限。
複数人でのWeb会議開催可能。
ビジネスプラン 月額500円/1ユーザー パーソナルプランの機能に加え、ユーザー管理が可能に。
エンタープライズプラン 月額800円/1ユーザー IP・モバイル制限機能やチャットログのエクスポートなど全機能が付属。

他のアプリと連携できるGoogleハングアウト

最後に紹介するのは、Googleが提供するWeb会議システム「Googleハングアウト」です。

会議を主催する方は、Googleアカウントを持っていることが条件になりますが、参加者はGoogleアカウントを持っていなくても大丈夫です。

ビデオ会議の参加人数は最大10名ではあるものの、視聴してチャットするだけの参加であれば最大150名まで参加することができます

他のWeb会議システムと異なる点として、お気に入り連絡先の登録や、GoogleドキュメントやスプレッドシートなどのGoogleアプリと連携できる点があります。
例えば、スプレッドシートからの情報をハングアウト内のチャットに流すなどの利用も可能になりますので、既にGoogleアプリを使用しているのであれば、さまざまな使い方ができるでしょう。

Googleハングアウト自体には有料のプランは無く、機能の拡張もありません。

なお、Googleには企業向けの「G Suite」という有償のサービスがあり、これにより企業用メールアドレスの設定や一括管理が可能になります。
会社の公用Web会議システムとして利用する場合には、こちらのサービスを利用するのも良いでしょう。

今後はWebが主流になるかも?

今回は、リモートワークに最適なWeb会議システムを選ぶポイントとオススメのサービスを紹介しました。

リモートワークの期間が長くなってくると、Web会議にも慣れてくるため、それぞれのサービスのメリット・デメリットも段々分かってくると思います。

また、実際のリアルな会議ができるようになった場合でも、場所を選ばずにいつでも参加できるWeb会議の需要はさらに高くなることが予想されるため、今のうちに使いこなせるようにしておきましょう。

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