レンタルサーバーをメール専用に
レンタルサーバーをサイト作成用やゲームのマルチプレイ用として用いるのが主に知られている使い方だと思います。
しかし、サイトを作成しなくても事業用のメールをやり取りするためにメールサーバーとして利用することもあります。
サーバーをメール格納用として使用することは、大量のメールを安全に保管できたり、独自のメールアドレスを使用することができたりと多くのメリットがあります。
また、そのコストもサイト作成のためにさらに格安で利用できるメール専用プランもあるので、メールのためだけにサーバーをレンタルしても、そこまで費用もかかりません。
それでは、本記事でメール用サーバーの選び方や利用するメリットの詳細を紹介していきます。
メールサーバーを利用するメリット
メールサーバーのメリットをお話しする前に、前提として他のメールについて知っておくと、メールサーバーを利用することへの意味がわかりやすくなります。
まず、iCloudメールやGmailなどはフリーメールであるため、業務で使用するには専用のメールアドレスを作って使用するよりもセキュリティ面で劣ります。
メールアドレスは「aabbcc@×××.com」のような作りをしていますが、Gmailであれば「@gmail.com」、icloudメールであれば「@icloud.com」と統一したドメインが使われています。
そのため、アットマークから前の文字列が推測できれば、知らない相手でもメールを送ることができてしまいます。
例えば「SNSのアカウント名＋gmail.com」などで無差別に迷惑メールを送り、届いた人のPCにウイルスを感染させるといったことも可能性としてはゼロではありません。
また、GmailであればGoogleが、iCloudはAppleと企業が管理していることから、サービスに障害が出たときはもちろん使えなくなります。
一時的なものであれば問題はないかもしれませんが、それでも業務時間内に修復されなければ、その間は仕事が滞ってしまいます。
このような危険性に対して、自身でメールサーバーを用意しておけば、トラブルが起きる可能性は一気に少なくなります。
メールアドレスのドメイン部分は自身で設定できるために、予測が非常にしにくいものとなるため、流出しない限りは迷惑メールやウイルスメールが届くことはまずありません。
そして、独自ドメインを用いたメールであれば、ドメイン部分を見れば「メールが誰から届いたか」がわかりやすくなります。
フリーメールの場合は登録した人誰しもが同じドメインであるため、一目見ただけではわかりません。
知り合いのメールアドレスと似通った「なりすましメール」である可能性もあるため、スマホの電話帳アプリなどに登録していないアドレスから来たメールは開かない方が安全です。
しかし、メールサーバーとドメインを契約して作った独自のメールアドレスをわかりやすいものに設定しておけば、メールが届いた時点でどこから来たメールかが判断できます。
仕事上、メールのやり取りが多い中小企業・個人事業主であるほど、メールについては独自のものを用意しておくことをおすすめします。
メールサーバーの選び方・チェックポイント
では、メールサーバーを用意しようと考えたときに、どのようにサービスを選べばよいのでしょうか。
事業の規模によって、どれくらいのサーバーを選べば良いのかは異なってきます。
また、用途によってはメール専用プランよりも共用サーバーをメールサーバーとして利用することの方がお得になる場合もあります。
では、サーバーを選ぶ際にチェックすべきポイントを詳しく解説していきます。
コストとディスク容量を比べる
まずメール専用プランはレンタルサーバーの通常のプランよりも比較的安い料金設定になっています。
ここでチェックするべきは「ディスク容量に対してどれくらいのコストがかかっているのか」という点です。
例えば、次のような三つのサービスがあるとします。
- サービスA：月額80円で10GBの初期ディスク容量・容量に5GB追加するごとに30円月額に追加
- サービスB：月額50円で7GBの初期ディスク容量・容量に3GB追加するごとに25円月額に追加
- サービスC：月額250円で30GBのディスク容量を持つ共用サーバー
この場合、最もお得なサービスはBのサービスのように見えます。
しかし、「ディスク容量を30GBまで増やそう」とした場合、下記の価格となります。
| 種類 | 月額費用 | ディスク容量 |
|---|---|---|
| サービスA | 200円 | 30GB |
| サービスB | 225円 | 28GB |
| サービスC | 250円 | 30GB |
このようにディスクを追加していくとサービスAの方が月額費用は安くなりました。
また、サービスBはサービスAの月額費用を超えているにもかかわらず、ディスク容量が30GBに足りていません。
30GBを超えるまで追加すると、結局はサービスCの共用サーバーと同じ値段で1GB分多いだけで、それならば他の機能も使える共用サーバーを借りた方が良いと感じるかもしれません。
これは、Aのサービスが1GBの容量追加を0.6円でできるのに対し、Bのサービスは1GB追加ごとに0.8円ほどかかるためです。
最初からディスクをそこまで追加しないと考えるのであれば、Bのように初期価格が安くてある程度のディスクがあるサービスで構いませんが、もし今後追加していくことが考えられるのであれば、安く容量の追加ができるサービスの方がお得です。
よって、月額料金とディスク容量を比較して、「初期におけるコストパフォーマンス」と「ディスク追加ごとの費用」を考えてサービスを選ぶことをおすすめします。
作成可能なメールアカウント数
先ほどはディスク容量に対してのコストを考えてみましたが、サービスによっては作成できるメールアカウントの数が異なっています。
月額費用が高い分だけ、無制限にメールアカウントを作成できるサービスもあれば、非常に安い分だけアカウントが1個しか作れないというように違います。
複数人で利用したり、メールアカウントを使い分けたりするのであれば、メールアカウントの作成数には注意しておきましょう。
ただし、複数アカウントを利用するということは送られてくるメールの数もそれだけ増えるため、ディスク容量も圧迫されます。
そのため、アカウントが無制限に作れるからといってディスク容量の少ないサービスを選ぶと、すぐにディスクが満杯になってしまうので気を付けてください。
マルチドメインでさまざまなアドレスにできるか
マルチドメインに対応しているサービスだと、ドメインを所有していればアットマーク以降の部分を自由に設定することができます。
メールアカウントではなく、ドメインから変えて使用したいのであれば、マルチドメインに対応しているものが良いでしょう。
法人における子会社とメールサーバーを共有したり、サービスごとに異なるドメインを使い分けたりといった場合には有効活用できるでしょう。
バックアップやセキュリティなどのサポート体制
サービスの中には何日間かのメールバックアップを行ってくれるサービスもあります。
誤ってメールを削除してしまっても、バックアップが残されていれば、再度見ることができます。
メールボックスは都度整理しているためにディスクを容量するほどではないが、念のためバックアップは残しておきたいというようなときにはバックアップしてくれるサービスの方が良いですね。
また、サービス側で迷惑メールやスパムフィルターを設定してくれるものもあります。
迷惑メールも溜まればディスクを圧迫していくため、一度フォルダに入ってしまったらこまめに削除していかなければいけません。
そもそも受け取らないためにも迷惑メールを除外してくれるサービスの方が無駄な手間を省けるでしょう。
メールサーバーを移転・変更したいときはどうすればいい？
レンタルサーバーのメールプラン終了やコストの見直しなどの理由で、サービスを変えるときが来るかもしれません。
そのような場合はメールサーバーを移転する作業が必要になります。
サーバーを移転する際には、メールアドレスを移転先で再度発行したり、これまでのメールを保存・データ移行したりといった作業を行わなければいけません。
しかし、サーバーの設定を誤ってしまうと、メールデータが残らなくなったり、PC側ではなくサーバー側にすべて保管されてしまったりといったことが起こりえます。
作業自体はそう難しいものではありませんが、仕組みや正しい設定を理解せずに移転作業を進めてしまうと、後々問題が発生してしまう可能性もあるでしょう。
そのため、専門とする担当者がいない場合は、メールサーバーの移転作業を外注するのもひとつの手です。
例えば、サーバーの引越し作業を代行する「サイト引越し屋さん」ではメールサーバーの移転も請け負っています。
また、下記「サイト引越し屋さん」の公式ブログでは実際にどのような作業を行うのかを公開しています。
▶メールサーバー移転３つの流れとメールソフトの設定方法を解説
※外部サイトに遷移します。
もしメールが消えても問題ないといった程度であればこちらを参考にし、少し不安が残るようであれば、依頼してみてはいかがでしょうか。
おすすめのメールサーバー・メール専用プラン
| 初期費用 | 月額費用 | ディスク容量 |
| 無料 | 87円~ | 10GB~ |
メルアド数無制限！データバックアップもある安心メールサービス
さくらのレンタルサーバーのメール専用プランが「さくらのメールボックス」です。
月額換算87円で10GBから使えるメールプランであるうえに、24時間365日監視＆データバックアップ付とセキュリティ・サポート面も充実しています。
さらにブラウザからもメールが確認できるので、使い勝手もバツグンのメールプランです。
| 初期費用 | 月額費用 | ディスク容量 |
| 無料 | 440円~ | 20GB~ |
メールアカウント作り放題！多彩なプランで法人にも人気
カゴヤジャパンのメールプランは多少費用がかかるものの、メールアカウントの作成が無制限となっています。
そのため、法人など大人数で使用するメールであれば、カゴヤのメールプランだとぴったり合うでしょう。
また、専用メールプランにすればディスク容量も1TBと超大容量！
セキュリティもさらに強化され、メールが容量を圧迫する心配もないので、大規模なメール運用も可能なサーバーです。
メールサーバーを利用するのは「信用」のため
昨今ではチャットツールやSNSなどでやり取りしてしまうことも、ビジネス上では少なくありません。
ただ、やはり外部サービスであるため、セキュリティ面には不安を持つべきです。
専用のメールサーバーもしくはプランで独自ドメインを用いたメールでやり取りすることは、ビジネスにおいて「誰が連絡してきたか」がはっきりとわかってもらうため、つまりは「信用」のために利用するのが主な理由になるでしょう。
ビジネスで必要な場合は、どれだけの規模が必要かを踏まえつつ、サービスを選ぶようにしましょう。
