コロナ自粛でリモートワーク拡大!需要が増える電子契約とおすすめツール

リモートワークに役立つ電子契約のメリットとおすすめツールを徹底紹介

これまで実印を使った捺印作業は、ビジネスにおいて必須な作業だと思われていました。
特に日本の企業は、今でも契約書などに実印で押印しているところが多いと思います。

しかし、最近はIT系や外資系の企業などを中心に、実印を使わない電子契約を行うところが増えているのをご存知でしょうか?

電子契約であれば、契約にまつわる作業をほぼデジタルで完結できますので、リモートワークでも契約作業が進められ非常に便利です。

今回は、電子契約のメリットやおすすめツールを紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

新型コロナウイルスの影響で電子契約の需要がアップ

新型コロナウイルスの影響で電子契約の需要がアップ

新型コロナウイルス感染拡大による自粛体制の影響により、全国に緊急事態宣言が発令され、多くの企業でリモートワークが開始されました。

それに併せて、「Zoom」をはじめとしたWeb会議ツールや、「Slack」などチャットツールの利用も進み、「ほとんどの業務がリモートで行える」と実感された方も多いのではないでしょうか。

しかし、実印での捺印作業に関してはリモートワークでどうすることもできないため、これだけのために出社しなくてはいけない非常に残念な状況に陥っている方も多いようです。

そもそもリモートワークの目的は、通勤中や仕事中に人と触れ合わないことで新型コロナウイルスへの感染を防止することなのに、捺印作業のために出社しているようでは本末転倒といえるでしょう。

そのため、電子契約の需要が非常に高まっており、多くの企業で導入が進んでいるのです。
こうした流れからアフターコロナの世界においては、紙の契約書に実印を押す作業がかなり減るものと予想されます。

したがって、ビジネスシーンのトレンドに乗り遅れないためには、早急な電子契約の導入が求められるのです。

電子契約とは?仕組みや法律的な効力について

電子契約とは?仕組みや法律的な効力について

電子契約は電子署名やタイムスタンプといった仕組みの活用と、法整備が進んだことで実現可能になりました。

「電子契約」とは、これまで紙で締結していた契約書をデジタルの文書で実施するものです。
「電子署名」や「タイムスタンプ」といった技術を使うことで契約者同士の合意を証明できるため、デジタル文書に法的な効力を付加することができます。

そのため、オンライン上で契約書の締結作業を完結させることが可能です。
また、契約済みの契約書もデジタルデータで社内のサーバーやクラウドに保管できます。

電子契約は法律でも認可されている

電子契約の社会実装が進んだ背景には、「電子署名法」や「電子帳簿保存法」といった法整備の実施がありました。

これにより電子契約が法的に認可される土壌ができあがり、さらにクラウドや電子署名といった技術革新も同時並行で進んだことで電子契約が使われるようになっていったのです。

すでに外資系の企業やIT系のベンチャーなどでは利用しているところも多く、ビジネスをよりスピーディーに展開できるようになっています。

電子署名とタイムスタンプ

電子契約を語るうえで外せないのが、「電子署名」と「タイムスタンプ」です。
この2つの技術を活用することで、電子契約書に法的効力を付加することが可能になります。

「電子署名」とは、従来の印鑑(実印)の代わりになるデジタル署名のことで、電子署名法では押印や署名と同等の効力を持つものと規定されています。

電子署名は実印をデジタルスキャンしたものではなく、PDFに埋め込まれた「公開鍵」を取得して、対になった「秘密鍵」で認証するというシステムです。

一方、「タイムスタンプ」とは、電子署名が行われた正確な時間を文書内に残すことで、書類押印への信頼性を担保する仕組みです。
ここで記録されるのは、データ通信協会によって認定された時刻認証事業者という第三者機関が発行したデータであり、電子署名とタイムスタンプによって、いつ誰によって電子署名されたかを明確かつ証明することができるのです。

電子契約を導入するメリット「コスト削減」「業務効率化」「コンプライアンス強化」

電子契約を導入するメリット「コスト削減」「業務効率化」「コンプライアンス強化」

電子契約には、従来の紙の契約書にはない多くのメリットがあります。

その中でも特に一番挙げられるメリットして大きな3つが「コスト削減」「業務効率化」「コンプライアンス強化」です。
具体的にはどういうことなのか、1つ1つ解説していきましょう。

コスト削減

電子契約では紙や実印が必要ないだけでなく、印紙を貼る必要もありません。
印紙は扱う金額によっては数千円から数万円のものもあるため、その費用を削減できる効果は大きいでしょう。

さらに、紙の契約書を社内で回したり郵送したりする手間や、過去ログを検索するために紙の契約書をPDF化するといった無駄な人的リソースも削減できますので、かなりのコスト削減につながると思われます。

業務効率化

契約書を締結するまでの期間も大幅に短縮することができるため、スピーディーな取り引きが行えるようになるでしょう。

紙の契約書の場合、製本作業や郵送などの手間が発生するため締結までに2~3週間程度の時間が必要になることも多いのですが、電子契約であれば早ければ1日で締結作業が終了する場合もあります。

また、紙の契約書で間違いなどが見つかった場合には、製本作業からやり直す必要があるのですが、電子契約であれば修正したファイルをアップロードするだけなので非常にスムーズです。

他にも、監査対応などで過去の契約書が必要になった場合、紙の契約書だと探すのが一苦労です。

しかし、電子契約であればデジタルデータの管理なので、検索機能を使えばすぐにみつけることができます。

コンプライアンス強化

紙の契約書は管理体制がずさんな企業の場合、改ざんされるというリスクがあります。

しかし電子契約であれば電子署名とタイムスタンプによって厳重に管理されているため、改ざんのリスクが非常に低いことに加えアクセスログも残すことができますので、より透明性を持った管理が可能です。
そのため、監査対応などの際にも大いに役立ちます。

当サイトがおすすめする電子契約サービスを3つ紹介

最後に、おすすめの電子契約サービスを紹介しますので、価格や課金方式などを比較して最適なものを選んでください。

無料で始められる電子契約もありますので、気軽に導入できるのもポイントです。

クラウドサイン(クラウド型の電子契約サービス)

「クラウドサイン」(https://www.cloudsign.jp/)は、その名の通り、クラウド型の電子契約サービスになります。

クラウドサインを業務フローに組み込むことで、秘密保持契約書(NDA)や取引先との受発注書といった作成頻度の高い契約書のやり取りを簡略化することが可能です。

また、契約書はすべてデジタルデータであるため、社内管理や郵送にかかっていたコストを大幅に削減することができるでしょう。

クラウドサインは5件/月まで無料で利用できるフリープランがあるので、個人事業主などにもおすすめの電子契約サービスです。

「クラウドサイン」利用料金
フリープラン 0円
【送信件数:5件/月まで、ユーザー数:1名まで、電子署名あり、タイムスタンプはなし】
スタンダードプラン 月額固定費10,000円(税別)
【1送信あたり200円、ユーザー数無制限】
すべての基礎機能
スタンダードプラス 月額固定費20,000円(税別)
【1送信あたり200円、ユーザー数無制限】
スタンダードプランの機能に紙の書類インポート機能が追加
ビジネス 月額固定費10,000円(税別)
【1送信あたり200円、ユーザー数無制限】
高度なリスク管理機能

リーテックスデジタル契約(安全性が自慢の電子契約サービス)

「リーテックスデジタル契約」(https://le-techs.jp/)は、国指定の「Tranzax電子債権株式会社」という電子債権記録機関と連携したシステムを採用した、国内屈指の安全性が自慢の電子契約サービスになります。

また、「犯罪収益移転防止法」に準拠したシステムの採用によって厳しい本人確認が可能なため、反社会的勢力が取引に介入するのを未然に防ぐことが可能です。

電子契約によって浮いたコストを可視化できる機能もありますので、コスト削減の効果を簡単に確認できます。

「リーテックスデジタル契約」利用料金
エントリー 0円
【契約受信(ダウンロード):無制限、契約発信(アップロード)2回/月まで】
スタンダード 10,000円(税別)
【契約受信:無制限、契約発信5回/月まで】
プレミアム 100,000円(税別)
【契約受信:無制限、契約発信20回/月、21回以上、2,000円(税別)/回 】
ダウンロード限定 0円
【契約受信:無制限、契約発信不可】

GMO 電子印鑑 Agree(電子契約発行システムを利用した電子契約サービス)

「GMO 電子印鑑 Agree」(https://www.gmo-agree.com/)は、「GlobalSign」と呼ばれる世界中の政府機関や企業で採用されている電子契約発行システムを利用した電子契約サービスです。

すでに1,000社以上の導入実績があります。

電子署名と電子サインを併用した契約も可能なため、フレキシブルな契約締結が行えます。

また、税法上で必要な検索機能を実装していますので、締結済みの電子契約をそのまま保存できる点がメリットです。

「GMO 電子印鑑 Agree」利用料金
お試しフリー 0円
【社内ID数1、署名数10文書まで/月】
スタンダード 月額基本料金:\10,000(税抜)
送信料:\100(税抜)/1文書【社内ID数、署名数無制限】
ビジネス 月額基本料金\20,000(税抜)
電子サイン利用料金・送信料100円(税別)/1文書。
電子署名利用料金・固定費用8,000円(税抜)
電子証明書1枚/年 送信料300円(税別)
1文書【社内ID数、署名数無制限】

コロナ自粛が続く今、電子契約は早めに導入して対策しよう!まとめ

コロナ自粛が続く今、電子契約は早めに導入して対策しよう!まとめ

今回は、契約書の締結をデジタルで完結できる電子決済の紹介をしました。

新型コロナウイルス感染拡大の影響で間違いなく導入企業が増えますので、早めに対応しないとビジネスのスピード感が合わない可能性も出てきます。
導入により得られるメリットも多く、この先需要が増えていくことが見込まれますから、早めに対応しておきたいものです。

もしどのサービスにすれば良いか迷っている場合は、上記にご紹介した3社も、ぜひ参考にしてください。

この記事が電子契約導入のきっかけとなれば幸いです。
以上が、リモートワークにも大いに役立つ、電子契約に関する内容でした。

キャンペーン実施中!
用途別でサーバーを検索
レンタルサーバー特集
  • GMOペパボのサービスを徹底検証
  • 新米webデザイナーが選ぶ初心者におすすめのサーバー5選
  • CPIが選ばれる理由を徹底検証
  • 充実のサポート!カゴヤレンタルサーバーに独占インタビュー!
  • 国内最安値!低価格×高機能なクイッカの秘密
  • クイッカ(Quicca)の図解付き解説!wordpress設定方法など
  • グーペ(Goope)ならレンタルサーバーやwordpressが無くてもHPが作れるってホント?
  • CMS機能完備!アルファメールでサイトをさらに簡単構築&運用!
お役立ち情報:比較編
お役立ち情報:初心者編
お役立ち情報:応用編
リモートワーク導入のポイント
レンタルサーバー ブログ